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オフィス移転で重要な「チームの力」

2016.08.29

企業にとってオフィス移転は、経営戦略上非常に重要なイベントです。毎年行う恒例のイベントではなく、日常業務を行いながら、並行して移転計画を進めなければいけないため、特に担当者の労力は計り知れません。特に社内で意見をまとめることが苦労をする点です。
そんなオフィス移転をスムーズに行うためには何が必要で重要かということをご紹介していきます。

　上記で記載したようにオフィス移転は、企業にとって重要ですが、オフィス移転を担当者が単独で行うことは非常に大変です。
各部署の意見のとりまとめ、関係業者との打ち合わせ、移転に付帯する業務などの様々な業務が担当者にのしかかってきます。担当者の負担を軽くするために、オフィス移転のコンサルティング会社に依頼をすることがおすすめです。オフィス移転のコンサルティング会社は多くの案件実績から、オフィス移転についてトータルでサポートしてくれます。
さらに、スムーズにオフィス移転を行うために、社内で「移転チーム」を作ることも検討してはいかがでしょうか。

移転チームは、各部署で移転担当者を選定し、チームを作ります。
フローとしては下記のイメージです。

各部署内での意見の取りまとめを行う
定期的に設ける「移転プロジェクト会議（社内）」にて、各部署から選抜したプロジェクト担当者同士で新オフィスの方向性を打ち合わせ
オフィスコンサルティング会社と打合せ
打合せ内容を各部署内及び移転プロジェクト会議で話し合う
オフィスコンサルティング会社と打合せ
繰り返し

　プロジェクトチームを組むなど大げさなように感じるかもしれませんが、社員数100名ほどの規模の企業での移転でも、上記の体制を作り、移転を進めた場合の方が非常にスムーズに移転が進んだケースがあります。特に事務所人数が多い企業の場合、「移転プロジェクトチーム」は重要になってきます。

　無事に新オフィスの計画が終わり、新オフィスの入居工事が終わったら、最後はいよいよ引越です。この引越作業においても、前述の「移転プロジェクトチーム」が効果を発揮します。社員の席順、事前梱包の役割分担、各部署への必要事項の連絡などの引越に関する情報を全社員に伝えるために、各部署の移転担当者による統制がキーポイントになります。

引越の当日には、必ずと言ってよいほど行先不明の荷物や、新オフィスに運送するべきか否かの判断が付かない荷物が発生します。その際に、各部署で判断をする担当者がいれば、引っ越し作業がスムーズに進みます。

　このようにオフィス移転には「チームの力」が必要です。オフィス移転でお困りの際は、社内での移転プロジェクトチームを作ったり、オフィス移転のコンサルティング会社に相談してはいかがでしょうか。

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