【今すぐ実践できる】オフィスを整理するメリットは？進め方も解説

オフィス整理のメリット

オフィス整理によって得られるメリットは幅広く、多くの企業が導入後すぐにその効果を実感できるでしょう。以下では、特に注目度の高い三つのポイントについて順番に見ていきます。

業務効率化

文具やオフィスで使う備品がどこに何があるのか一目でわかるオフィス環境は、業務効率を大きく向上させます。探し物をする時間が削減されることで、本来の業務に集中できるようになり、社員一人ひとりの生産性が自然と高まります。

コスト削減

オフィスを整理すると、余分な備品や書類の保管にかかっていたスペースを見直せるため、賃料や倉庫管理費などのコストの削減につながります。さらに、散らかった環境では同じ備品を何度も購入してしまったり、本来使える備品を無駄に廃棄したりしがちですが、整理されていれば必要以上の買い足しを防ぎ、経費のムダも軽減されます。

社員のモチベーション向上

視界に入る場所がすっきりまとまっていると、自然と気持ちの面でも前向きになりやすいものです。反対に、雑然としたデスクや保管棚を長時間見続けていると、集中力が低下し、仕事への責任感も薄れがちです。整理が行き届いたオフィスは、社員が自分の仕事に集中するための快適な空間を提供し、日々のパフォーマンスを高めるための土台を作ってくれます。

オフィス整理のコツ

煩雑な環境にいると、集中しようとしても、無意識のうちに『片づけなきゃ』という思いがよぎってしまい、作業に没頭しづらくなります。だからこそ、日々のちょっとした工夫が最終的には大きな差を生み、書類や文具が乱雑に散らかったオフィスときちんと整理されたオフィスでは、仕事の効率や作業のクオリティにも影響が出てきます。ここでは、スムーズな作業環境を手に入れるためのコツを順番に紹介していきます。

必要ないものは捨てる

まず見直したいのが、そもそも使っていないものをデスクに置きっぱなしにしていないかという点です。オフィスは個人宅よりもスペースが限られていることが多く、紙類などが増えすぎるとすぐに散らかってしまいます。情報をデジタル化できる場合は、電子化して電子ファイルとして保管するなど、紙の束を減らすだけでも大きな改善になります。

収納する場所をあらかじめ決める

不要なものを処分したら、次は残っている書類や備品をどのように保管するかを考えましょう。大切なのは、すべてのものに置き場所を設定することです。はじめに少し時間を割いても、定位置を決めてしまえばそのあとは格段に楽になりますし、誰が見てもわかりやすい配置であれば、チームで共有して使うものを探す時間が削減されるというメリットも生まれます。

終業時に整理する

最後に欠かせないのが、毎日の終業時に必ずデスクをリセットして帰る習慣づくりです。忙しいとつい後回しにしたくなりますが、一日頑張って散らかったままのオフィスを翌朝目にすると、仕事に取りかかる前から余計に疲れが増してしまいます。帰る前のわずか数分でいいので、引き出しや収納ボックスに書類や備品を戻し、不要なメモを捨て、デスクをきれいに拭くだけでもリフレッシュ効果は絶大です。

オフィス整理の進め方

実際にオフィス整理を始めるにはどのようなステップを踏むべきなのでしょうか。やみくもに片づけを進めるのではなく、事前に整理の目的を確認し、計画を立てることが成功のカギとなります。次の項目では、具体的な進め方を順を追って紹介していきます。

目的を明確化する

オフィス整理を思い立ったら、まずは「なぜ整理をするのか」という目的を明確にすることが大切です。例えば、単に見た目をきれいにするだけなのか、それとも書類検索の効率を高めるためなのか、あるいは不要な物品を処分してオフィススペースを広げるためなのか、目指すゴールが異なると、整理の方針も変わってきます。この目的があらかじめ明確になっていると、社員への周知もスムーズに進み、整理の効果を全社的に共有しやすくなります。

エリア別のチェックリストを作成する

オフィス整理を行う際に、いきなり全体を一気に片づけようとすると混乱が生じやすいので、エリア別に優先度を決めながら進める方法がおすすめです。事前に、机周りや会議室、書類保管スペースなどを細かく区分して、どこから手をつけるかをチェックリストとして作成すると、社員同士で責任分担を明確にでき、効率よく作業が進みやすくなります。チェックリストには、そこに何がどれだけ置かれているのか、整理の判断基準はどうするのか、といった項目を記載しておくと、後から「捨てるか残すか」の議論で時間を浪費せずに済むでしょう。

書類と備品の分類・管理

オフィスで最も混乱を招きやすいのが、書類や備品の類いです。そこでおすすめなのが、使用頻度別に分けて収納するという方法です。日常的に参照する書類やよく使う備品は手の届きやすい場所にまとめ、それほど使わないものは専用のキャビネットや倉庫に保管するようにします。さらに、書類や備品にラベリングを施すのも有効な対策です。視覚的に「どの棚に何があるか」をひと目で確認できれば、オフィス全体の検索時間が大幅に短縮されます。

ペーパーレス化へのステップ

紙の資料が多いオフィスでは、大量の書類を抱えることが整理の妨げになりがちです。そこで検討したいのが、デジタル化によるペーパーレス化です。よく参照する書類から優先的にスキャンし、クラウドや社内サーバーに保存していくと、過去の資料を探す手間が格段に減ります。重要な契約書など法的に原本保管が求められるケースもあるため、紙のまま保管するものと電子化できるものの線引きをきちんと行うことが成功のカギとなります。

オフィスの整理は業務効率化につながる

定期的にオフィスを整理し、社員全体で管理ルールを徹底することは、企業の生産性向上やコスト削減に直結する非常に重要な取り組みです。作業のしやすい空間であれば、社員が本来の仕事に集中できる時間も増え、人件費やスペースにかかるコストをうまくコントロールすることができます。きちんとした計画を立てて実践すれば、きれいに片づいた空間がどれほど業務効率の向上に貢献するか、社内の皆さんも改めて実感できるはずです。

オフィスの整理を実施し、スペースが予想以上に余ったり、逆に足りなかった場合には、オフィス移転を検討するタイミングかもしれません。スペースが余った場合はオフィスの面積を減らすことによりランニングコストを削減でき、足りない場合は増床してより最適なオフィス環境を手に入れることができます。
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