【徹底解説】フリーアドレスオフィスのメリットとは？デメリットや導入手順も解説

フリーアドレスとは

フリーアドレスとは、社員一人ひとりに固定席を割り当てず、オフィス内の席を共有しながら自由に場所を選んで仕事をするオフィスレイアウトを指します。こうした柔軟性の高いオフィスの在り方は、コミュニケーションの活性化やスペースの最適化だけでなく、企業にとっては働き方改革の新たな実践例としても期待されています。

フリーアドレスのメリット

フリーアドレスのメリットは以下のとおりです。

1. コミュニケーション活性化と情報共有の効率化
2. オフィスコスト削減とスペースの有効活用
3. ワークスタイルの柔軟化

上記のメリットを以下でそれぞれ解説します。

コミュニケーション活性化と情報共有の効率化

固定席では同じ部署の人とばかり顔を合わせがちですが、フリーアドレスにすることで、これまで接点の少なかった他部署や他チームのメンバーと自然にコミュニケーションが生まれやすくなります。部署や担当の垣根を越えた雑談や意見交換が増えると、お互いの仕事の進捗状況を共有しやすくなり、業務上での新しいコラボレーションが生まれたり、何か問題が発生したときにも瞬時に連絡を取り合える関係づくりが可能になります。

オフィスコスト削減とスペースの有効活用

営業職等の外出が多いメンバーが多い企業がフリーアドレスを導入すれば、固定席を減らしながら業務を円滑に進める環境を構築しやすくなります。オフィス面積を小さく抑えられるため、賃料や光熱費などのオフィスコスト削減が期待できます。
また、すべての席を一列に並べて置くのではなく、オフィスレイアウトを工夫することで、ラウンジ風のスペースや打ち合わせに適したカフェ風エリア、静かに集中できるブースなどを設置することで、多様な働き方に対応した柔軟なオフィス環境を実現できます。

ワークスタイルの柔軟化

従来の固定席では、週に数日しか来ない人がいても常に一席を確保しておかなければならず、非効率的なオフィス運用になりがちでした。一方でフリーアドレスなら、必要な日にだけ席を使い、出社しない日は他の人がその席を使えるため、オフィスをより柔軟に運用できます。

フリーアドレスのデメリット

フリーアドレスのデメリットは以下のとおりです。

1. 個人スペース確保の難しさ
2. 席取り競争や管理ルールの混乱
3. 導入コストや社内抵抗

これらのデメリットに注意したうえで、フリーアドレスを導入しましょう。

個人スペース確保の難しさ

フリーアドレスの最大の課題は、固定席がないことによって自分専用のスペースを持ちにくくなる点にあります。従来であれば、机にある引き出しや足元のキャビネットなどに個人の荷物や資料をまとめておけましたが、別途で個人ロッカーを設け、フリーアドレスではその都度、持ち運びが必要となる場合が多いです。特に書類を多く扱う部署では、書類の管理方法に頭を悩ませる社員が増えるかもしれません。

席取り競争や管理ルールの混乱

自由度が高いレイアウトであるがゆえに、混雑する時間帯や人気の席が偏った場合、朝早くから「良い席を取るための競争」が起こる可能性があります。その結果、「常に同じ席を確保する人」と「希望する席を確保できずに困る人」が生じ、フリーアドレスのメリットが十分に活かせなくなる恐れがあります。社内の不満やトラブルにつながる可能性もあるため、適切な運用ルールの整備が求められます。

導入コストや社内抵抗

フリーアドレスを導入するには、オフィスレイアウトの変更費や座席予約システムなどのIT導入費用が発生します。既存のデスク、キャビネットを処分したり、追加でラウンジ風の家具を揃えたりするなど、オフィスの環境を大きく変える場合は、一時的にまとまったコストがかかる場合もあります。その一方で、長期的には面積削減やオフィス移転の見直しによるコストダウンが見込めるため、投資対効果（ROI）をしっかりと検証することが大切です。

フリーアドレスの導入手順

フリーアドレスの導入手順と社内周知の流れは以下のとおりです。
詳しく解説していきます。

現状分析

フリーアドレスを成功させるための第一歩は、まず自社オフィスの現状を正確に把握することから始まります。社員の出社率や、実際にどの程度の席が稼働しているか、部門ごとに在席率にどのような差があるのか、そして社員が現在抱えている不満や課題は何なのかを調査し、それらを数値化して可視化することが重要です。

導入目標の設定

そのうえで、フリーアドレスを導入することで何を達成したいのか、具体的なゴールを明確にしましょう。コミュニケーションの活性化を狙うのか、スペース削減によるコストダウンを優先するのか、あるいはリモートワークとのハイブリッド運用を拡大するのかによって、必要とされるフリーアドレスの設計は大きく変わってきます。

レイアウト設計

ゴールが定まったら、次に具体的なレイアウト設計に進みます。フリーアドレスを最大限に活かすには、オフィス空間をどのように配置するかが非常に重要です。席の配置だけでなく、ミーティングスペースやカジュアルに話し合えるスペースをどう配置するかも含めて、オフィス全体を「交流したいとき」「一人で集中したいとき」に対応できるように設計すると、社員のストレスを最小限に抑えられます。

ITシステム選定

また、座席予約システムやロッカー管理システムといったIT環境の整備も重要です。どこの席が空いているのかをリアルタイムで把握し、複数拠点でフリーアドレスを導入している場合には、誰がどこにいるかを簡単に検索できるシステムがあると便利です。業務フローにマッチしたITツールを導入することで、混乱を防ぎながら円滑にフリーアドレスを運用できるようになります。

導入前の社内周知

レイアウトやITツールが決まったら、導入をスムーズに進めるために社内への周知が欠かせません。周知の際には、導入目的を明確に伝え、「なぜフリーアドレスが必要なのか」を社員が理解して共感できる状態をつくることがポイントです。実際のレイアウトやシステムを見てもらいながら質問や意見を受け付ける場を設けるのも良い方法です。

導入後のフォローアップと継続的改善

フリーアドレスをスタートして終わりではなく、導入後こそ継続的なフォローアップと改善サイクルが重要になります。実際に使い始めると、想定通りに席が回っていないエリアがあったり、予約システムがうまく稼働していないといった問題が出てくる可能性があります。そこで、定期的に社員アンケートを実施し、不満や不便に感じる点をヒアリングしながら、ルールやレイアウトを柔軟に修正していくことが必要です。

 フリーアドレスを成功させるためのポイント

フリーアドレスを導入すると決めたとき、多くの企業では「より柔軟で働きやすい環境をつくりたい」という期待を抱いているはずです。しかし、自由な環境だけでは想定したメリットを十分に得られないこともあるため、フリーアドレスを成功させるためにはいくつかのポイントを押さえる必要があります。ここからは、導入した組織が着実に成果を出すための取り組みを具体的に見ていきましょう。

導入の目的を共有

まず大切なのは、「なぜフリーアドレスを導入するのか」を組織全体で共有することです。部門間の壁を取り払うことが目標なのであれば、できるだけ多様な業務を行う人が混在できるように席配置やエリア分けを検討する必要があるでしょう。一方で、オフィスコスト削減やスペースの効率化が目標なのであれば、座席数の見直しやエリアの再設計を優先する必要があります。こうした方針を明確に言語化し、社内へ伝え、具体的にどのような変化が見込まれるのかをイメージさせることで、メンバーの理解と協力を得やすくなります。

運用ルールを策定

導入の目的がはっきりしたら、次に大切なのが運用ルールの策定です。フリーアドレスは“自由”な働き方が魅力である反面、何でも好き勝手にやっていいというわけではありません。会社の文化やオフィス環境に合わせてマナーやルールを設定しておくことが必要です。利用方法やルールを明文化し、オフィスにわかりやすく掲示したり、ガイドラインとして共有したりすることで、全員が気持ちよく業務に集中できる仕組みをつくることが重要です。

業務のペーパーレス化

フリーアドレスを最大限に活用するためには、ペーパーレス化の取り組みも欠かせません。デスク上に紙の書類が山積みになっていては、毎回座席を移動するたびに大量の荷物を抱えることになり、作業効率が悪くなってしまいます。そのため、電子化できる資料は極力データで管理し、クラウドストレージや社内システムを活用して必要なときにすぐアクセスできる環境を整えることが必要になります。書類をデータ化するだけでなく、データの検索性やセキュリティ対策にも配慮し、社員が必要なときに安心して閲覧できるようにしておくことが大切です。

フリーアドレスの成功事例2選

フリーアドレスの導入に成功した事例は以下のとおりです。
・日本航空株式会社
・環境省
上記の事例を以下でそれぞれ解説します。

日本航空株式会社

日本航空株式会社では、柔軟な働き方の推進やコスト効率の向上を目指して、一部の部署でフリーアドレスを導入しました。以前は席が決まっているために部門間のやり取りが少なく、会議のたびにメールでやり取りをしていた状況でしたが、フリーアドレスへの移行後はチームメンバーが頻繁に同じテーブルに集まり、コミュニケーション量が格段に増えたといいます。混乱を防ぐために座席予約システムを導入し、誰がどこにいるのかを可視化したことも大きなポイントとなりました。結果として、他部署との連携がスムーズになり、総務関連の業務効率が大幅にアップしただけでなく、新規プロジェクトの立ち上げにおいてもスピード感が高まったそうです。

参考URL:JAL「フリーアドレス」オフィスで、マネジメントが変わった | 文春オンライン

環境省

政府機関の一部でもフリーアドレスの取り組みが始まっており、その一例が環境省です。国を挙げた働き方改革の流れを受け、従来の固定席文化からの脱却を試みた結果、コミュニケーションの壁が低くなり、部署を超えた意見交換や情報共有が活発になったと言われています。ペーパーレス化やクラウドツールの導入をセットで行ったことで、場所を選ばずに必要な文書にアクセスできる仕組みも整えました。こうした取り組みを進めるにあたっては、議員会館や他省庁との連携も視野に入れており、行政全体でスペースと業務効率を両立させる方針を打ち出しています。

参考URL:環境省はフリーアドレス化でこうなった。“資料が山積み”の霞が関は変わるのか？ | Business Insider Japan

フリーアドレスオフィスで業務の効率化を目指そう

フリーアドレスは、スペースの最適化やコミュニケーションの活性化、さらには社員一人ひとりが自分の働き方をデザインできる環境を整えることにつながります。
働く場所と時間を自由に選べる体制が整えば、社員のモチベーションと生産性が高まり、離職率の低下やオフィスコスト削減にもつながる可能性があります。自社に合った形でフリーアドレスを取り入れて、業務効率の向上と組織の柔軟性を手に入れる一歩を踏み出してみてはいかがでしょうか。

フリーアドレスを導入時の選択

フリーアドレス制を導入する際は、自社のニーズに合ったレイアウトやプランを提案できる業者を選ぶことが重要です。企業の文化やワークスタイルに合わせたフリーアドレス制を導入することで、最適なオフィス環境が実現します。
つながるオフィスでは、御社の悩みやニーズに合わせたオフィスの内装も合わせてご提案可能です。