【徹底解説！】オフィス移転のチェックリストを時系列ごとに紹介！ 

オフィス移転時のチェックリスト 

オフィス移転時にやることをまとめたチェックリストは下記の通りです。今回は、中規模オフィスを目安にしたリストになります。

以下では、オフィス移転を成功させるためのチェックリストを段階別に詳しく解説します。各項目をしっかりと確認し、スムーズな移転を実現しましょう。 

オフィス移転の6ヵ月前までにやることのチェックリスト 

オフィス移転の6ヵ月前までにやることは以下の通りです。 

各項目について詳しく説明します。 

オフィス移転プロジェクトの立ち上げをする 

オフィス移転をするには、何といってもプロジェクトの立ち上げが必要です。
プロジェクトメンバーを決定し、今後の進め方を決定しましょう。具体的に決定するべき事項についても紹介します。 

現在の課題と移転の目的を明確にする 

まずは、移転を行う目的と現状の課題を洗い出します。例えば、賃料負担の軽減、従業員の増加に伴うスペース不足、アクセスの悪さなどが挙げられます。これをもとに、移転先で解決したい問題を具体的にリストアップし、移転のゴールを明確にします。 

オフィス移転のスケジュールを決める 

移転プロジェクトは、タスクが多岐にわたるため、スケジュールの詳細な計画が必須です。重要なマイルストーンを設定し、各タスクの締め切りと担当者を決めておくことで、計画通りに進められるようになります。 

オフィスの移転サービスを決める 

オフィス移転の業者は、オフィス移転のプロジェクトの成否を左右する重要なパートナーです。複数の業者から見積もりを取り、サービス内容や過去の実績、対応力を総合的に判断して選びましょう。価格だけにこだわらず、口コミや実績を元にした信頼性を重視することもポイントです。

 現在のオフィスの解約通知をする 

現在のオフィスの賃貸契約の内容を確認し、解約通知期間を守って手続きを進めます。多くの場合、解約通知は6ヵ月前が多いです。定期借家契約の場合は、1年～6ヶ月前の間に賃貸人より通知があります。 

オフィス退去時の条件・費用を確認する 

退去時には原状回復費用発生します。ビルオーナーや管理会社と退去条件について事前に話し合い、早めに見積もりを取得しておきましょう。トラブルを避けるために、金額条件やスケジュールを明確にすることが必要です。 

移転先のオフィスを選定する 

移転先の選定では、会社の規模や成長戦略、従業員の通勤しやすさを考慮します内見を行い、ビルの設備や立地、費用が自社に合致しているかを確認しましょう。また、契約前に専門家に相談することをお勧めします。 

オフィス移転の4ヵ月前までにやることのチェックリスト 

オフィス移転の4ヵ月前までにやることは以下の通りです。 

各項目について詳しく説明します。 

業者との打ち合わせをする 

内装工事やインフラ工事を担当する業者と詳細な打ち合わせを行います。具体的な作業内容や期間、コストについて合意を取り付け、契約を締結します。スケジュールを再確認し、計画に反映させましょう。

オフィスの内装・デザインを決める 

新オフィスでの内装・デザインは、業務効率や従業員の快適性に大きく影響します。各部門の配置や会議室、共有スペースのデザインを具体的に計画し、動線や収納スペースを考慮して決めましょう。 

工事を手配する 

ここで手配が必要な工事は主に、現オフィスの原状回復工事と新オフィスの内装工事や設備工事です。内装工事や設備工事を実施する業者と、着工日を確定します。工事期間中の進捗管理をしっかり行い、予定通りに完了できるよう準備しましょう。 

オフィス家具を手配する 

新オフィスの内装・デザインが決まったら、必要な家具を選定し、購入またはリースの手配を行います。既存の家具を再利用する場合は、状態を確認し、必要に応じて修理やクリーニングを検討してください。新規購入の場合、納期に余裕を持たせることが大切です。

インフラ設備を手配する 

インターネット回線や電話回線、電気設備の設置を手配します。移転当日にスムーズに業務を開始できるよう、業者とのスケジュール調整を行いましょう。特にインターネットは重要なため、接続テストを事前に実施しておくと安心です。

 オフィス移転の2ヵ月前までにやることのチェックリスト 

オフィス移転の2ヵ月前までにやることは以下の通りです。 

各項目について詳しく説明します。 

社内周知をする 

従業員に対して、移転計画の詳細を伝えます。新オフィスでのルールや準備事項についても説明し、移転作業に協力を依頼します。特に交通アクセスや新しい職場環境についての情報共有が重要です。 

取引先へオフィス移転の周知をする 

取引先や顧客に対し、移転のスケジュールと新住所を知らせます。ウェブサイトやSNS、メール、DMなどを活用して情報を広く発信しましょう。新オフィスの利便性をアピールするのも良いアイデアです。 

関係省庁などへ届け出が必要な書類を準備する 

法人登記や税務署への届け出、社会保険関連の変更手続きなど、必要な書類を準備します。これらは移転前に完了させる必要があるため、早めに進めることが求められます。 

オフィス移転に際して届け出が必要な書類一覧表 

オフィス移転に際して、作成と提出が必要な書類は以下の通りです。 

オフィス移転前に届け出が必要な書類一覧表 

その中でも、オフィス移転前に届け出が必要な書類は以下の通りです。 

オフィス移転の1ヵ月前～当日にやることのチェックリスト 

オフィス移転の1ヵ月前～当日にやることは以下の通りです。 

各項目について詳しく説明します。 

内装の最終調整をする 

内装工事の最終チェックを行い、不備がないか確認します。
必要であれば微調整を加え、オフィスの準備を整えます。完成後の写真を撮影して記録を残しておくと便利です。 

オフィス家具の搬入・立ち会いをする

搬入作業中は現場に立ち会い、配置が計画通りになっているか確認します。搬入後のレイアウト変更にも柔軟に対応できるよう、予備の時間を確保しておきましょう。 

退去するオフィスの引き渡しをする 

旧オフィスの原状回復工事が完了したら、オーナーや管理会社との立ち会いを行い、引き渡しを完了させます。トラブルを防ぐために、チェックリストを用いて確認作業を進めると安心です。 

オフィス移転後にやることのチェックリスト 

オフィス移転後にやることは以下の通りです。 

各項目について詳しく説明します。 

移転後に届け出が必要な書類を提出する 

移転後、関係機関に届け出を行います。これには、法人登記の変更、税務署や社会保険事務所への連絡が含まれます。期日を守り、手続きを迅速に進めましょう。 

オフィス移転後に届け出が必要な書類一覧表 

オフィス移転後に届け出が必要な書類は以下の通りです。 

社員へのフォローアップをする 

新しい環境にスムーズに適応できるよう、従業員へのフォローアップを行います。アンケートを実施してフィードバックを収集し、必要な改善策を講じることも有効です。 

また、新オフィスでの運用ルールを策定しておくことで、移転後の社員の負担を減らすことができます。 

オフィス移転プロジェクトの振り返りを実施する 

移転プロジェクトの成功点と課題を振り返り、記録に残します。この経験を次回以降の移転計画に活かすことで、さらに効率的なプロセスを構築できます。 

オフィス移転にかかる時間を少しでも減らす方法 

これまでご覧いただいた通り、オフィスの移転にはやるべきことが多く、時間がかかってしまいます。最後に、そんなオフィス移転にかかる時間を少しでも減らす方法を紹介します。 

一気通貫で支援してくれるオフィス移転サービスを選ぶ 

オフィス移転において、時間を節約するためには一気通貫で対応可能な移転サービスを活用するのが最適です。このようなサービスは、物件探しから契約、内装工事、引っ越しまで一括して対応してくれるため、スケジュール管理や進捗確認が効率化され、移転計画全体の時間短縮が期待できます。 

居抜きオフィスを活用する 

居抜きオフィスは、前のテナントが使用していた内装や設備をそのまま利用できる物件のことです。このようなオフィスを選ぶことで、内装工事や設備工事の必要がなくなり、大幅に時間を短縮できます。また、居抜きオフィスはコスト面でもメリットが大きく、移転計画を迅速に進めたい企業にとって非常に有効な選択肢となります。物件選びの際には、希望する仕様に近い居抜きオフィスを探すことがポイントです。

届け出書類の手続き代行を依頼する 

移転に伴う届け出や行政手続きは、多くの時間と労力を要します。これを専門家に依頼することで、手続きにかかる時間を削減できます。例えば、司法書士や税理士などが依頼先としてあります。 

まとめ 

オフィス移転は大きなプロジェクトであり、成功させるためには計画的な準備と細かなチェックが必要です。移転計画の立案から新オフィスの選定、内装やレイアウト、支援サービスの選定、ITインフラの整備に至るまで、各段階での詳細な確認が移転の成否を左右します。本記事のチェックリストを活用して事前にしっかりと準備を行い、オフィス移転を成功させましょう。