オフィス移転のスケジュールの目安は？ポイントやおすすめの時期も紹介！！

オフィス移転にかかる期間の目安 

オフィス移転にかかる期間は、移転規模や準備内容によって異なりますが、一般的には以下のようなスケジュールが目安となります 。

小規模オフィス：4～6ヵ月
中規模オフィス：6～9ヵ月
大規模オフィス：9～12ヵ月以上

移転がスムーズに進むかどうかは、早い段階での計画立案がカギを握ります。移転規模や目的に応じて、必要な期間を逆算しながらスケジュールを作成しましょう。 

オフィス移転のスケジュール 

本記事では、中規模オフィスを想定して、現オフィスの解約予告や移転先オフィスを決定する目安となるオフィス移転の1ヵ月前を基準として、主なスケジュールを紹介します。 

 ここからは、期間ごとに主に実施が必要となる事項を紹介します。

オフィス移転6ヵ月前までのスケジュール 

1～6ヵ月前の段階では、プロジェクトの基盤を作ることが最も重要です。まずは、移転の目的を明確化し、プロジェクトチームを立ち上げます。その後、オフィス移転サービスの選定や物件探しを開始し、移転先の候補の条件を比較しながら具体的な計画を進めていきましょう。時間をかけて十分な情報収集を行うことで、後の段階がスムーズに進みます。

解約予告が6ヶ月のオフィス物件も多く、6ヶ月前に移転先の物件契約調整やご契約を行うのが理想です。

オフィス移転4ヵ月前までのスケジュール 

4ヵ月前には、新オフィスの内装設計と契約が中心となります。会社のブランディングや従業員の働きやすい環境への改善などの移転の目的にあったレイアウトの詳細を決め、設計を進めます。。また、インフラ設備の計画も重要なタスクです。インターネット回線や電気設備の整備計画を業者と打ち合わせを実施し、移転後すぐに業務を開始できる環境を整えます。しっかりと準備することで、移転全体のスケジュールを滞りなく進めることが可能です。

オフィス移転2ヵ月前までのスケジュール 

2ヵ月前になると、移転準備が本格化します。特に、関係機関への届け出が重要です。法人登記の変更や税務署への手続きを早めに進めることで、移転後のトラブルを回避できます。また、従業員への計画説明や取引先への周知も進め、移転に伴う影響を最小限に抑える工夫をしましょう。準備段階でのコミュニケーションが鍵となります。 

オフィス移転1ヵ月前から当日のスケジュール 

移転が間近になる1ヵ月前から当日は、最終確認と調整が主な業務となります。内装工事やインフラ工事の進捗を確認し、不備があれば修正を依頼します。また、引っ越し業者との最終調整を行い、当日のスケジュールを確定します。移転当日は、オフィス家具や備品の搬入、旧オフィスの引き渡しなど、段取りよく作業を進めることが求められます。 

オフィス移転後のスケジュール 

移転後は、新オフィスでの業務をスムーズに開始できるように環境を整えることが重要です。インフラ設備や備品に不具合がないかを確認し、必要に応じて業者に対応を依頼します。また、従業員からフィードバックを収集し、改善の必要な箇所があれば対応しましょう。。最後に、移転プロジェクト全体の振り返りを行い、次回以降のプロジェクトに活かす知見を共有しましょう。 

オフィス移転がおすすめなタイミング 

オフィス移転のスケジュール全体像をご紹介したので、続いてはオフィス移転の がおすすめなタイミングを紹介します。主に下記3つの時期がオフィス移転におすすめのタイミングです。 

1月～3月の決算期のタイミング 

大企業の半数以上が3月決算で、決算期に移転することで、決算期の経費として計上が可能です。また、このタイミングでオフィス移転を計画することで、新年度を新しい環境で迎える準備が整います。特に、従業員にとっては新たなスタートを切る絶好の機会となり、モチベーションの向上が期待できます。

6月～8月の閑散期のタイミング 

6月から8月は、多くの企業が比較的業務量の少ない閑散期に入る時期です。このタイミングでの移転は、業務への影響を最小限に抑えられるため非常に有効です。また、計画的な予約を行うことで、引っ越し業者や内装工事業者のスケジュール確保が容易になり、さらにコスト削減にもつながります。。特に夏季休暇中に移転作業を行うことで、従業員の負担を軽減しながらスムーズな移行が可能です。この時期を利用する場合は、早い段階で業者との契約を締結しておくことが成功のカギです。 

大型連休があるタイミング 

ゴールデンウィークや年末年始などの大型連休は、オフィス移転を実施する理想的なタイミングです。連休期間中に移転作業を集中して行うことで、通常業務に与える影響を最小限に抑えることができます。また、連休明けには新しい環境で業務を開始できるため、従業員にとっても切り替えがスムーズです。ただし、連休中は引っ越し業者の予約が混み合う可能性があるため、早めにスケジュールを確定させる必要があります。 

オフィス移転スケジュールを立てる際のポイント 

最後に、オフィス移転スケジュールを立てる際の、成功につながるポイントを紹介します。

スケジュールに余裕をもつ 

オフィス移転には、予期せぬトラブルがつきものです。例えば、第一希望のオフィス物件が契約できなかったり、内装工事が予定より遅れたり、インフラ工事に想定外の時間がかかったりすることがあります。そのため、スケジュールには必ず余裕を持たせることが重要です。特に、重要なマイルストーンを早めに設定し、計画全体に余裕を設けることで、柔軟に対応できる体制を整えましょう。 

期日が決まっている事項をスケジュールに反映させる 

届出や解約予告など、期日が厳密に決まっている事項は、スケジュールの中で優先順位を高く設定する必要があります。これらのタスクは遅延が許されないため、早めに計画に組み込み、定期的に進捗を確認する仕組みを整えることが求められます。また、行政手続きに必要な書類は事前に準備しておくと、スムーズに対応できます。 

エクセルシートなどを活用してスケジュールの共通認識をもつ 

オフィス移転は多くの関係者が関与するプロジェクトのため、スケジュールの共有が欠かせません。エクセルシートやプロジェクト管理ツールを活用し、全員が進捗を一目で確認できるようにすることが必要です。また、タスクごとに担当者を明記し、締め切りを設定することで、責任の所在を明確にすることができます。 

チェックリストなどを活用してやるべき事項を明確にしておく 

オフィス移転には多岐にわたるタスクが伴います。これを整理し、段階ごとにやるべき事項を明確にするためにチェックリストを活用するのがおすすめです。チェックリストは、タスクの進捗を管理するだけでなく、抜け漏れを防ぐ効果もあります。特に、初めてオフィス移転を担当する場合には、事前に詳しいリストを作成することで、計画の精度を高めることができます。 

まとめ 

オフィス移転は、適切なスケジュールを立てることでスムーズに進行することができます。本記事で紹介した期間ごとのスケジュールを参考に、効率的な計画を立てて理想的な移転を実現しましょう。準備をしっかり行い、従業員や取引先にとっても満足度の高い移転を目指してください。 オフィス物件の選定や、内装やインフラ工事のスケジュール管理は大変ですが、一括対応可能なオフィス移転業者を利用すれば、効率化とコスト削減が期待できます。移転時にはぜひ利用を検討してみてください。